Daisho Blacksmith
Ziel- und Zeitmanagement  Goal and Time Management 

Ziel-/Projektmanagement

Mit DAISHO können Sie Ihre Ziele/Projekte langfristig und mittelfristig planen und verfolgen.

Sie können Ihre Ziele/Projekte zu Themengebieten (Kontexte) zuordnen. Die Zuordnung Ihrer Ziele/Projekte zu Kontexten verbessert Ihre Strukturierung und Organisation. Damit können die Ziele/Projekte mit den täglichen Aktivitäten verbunden werden. Durch das Setzen von Prioritäten, Deadlines und Messgrößen können Sie den Erfüllungsgrad leicht verfolgen und messen.

Ihre Hauptziele bzw. Hauptprojekte können Sie in Unterziele bzw. Unterprojekte aufteilen, denn kleine Schritte erleichtern die Zielerreichung.

Mit DAISHO können Sie sich leicht Ziele setzen und diese verfolgen.

Zeitmanagement

Daisho verfügt über ausgefeilte Zeitmanagement-Funktionen.

Mit DAISHO können Sie Ihre Zeit grob und detailliert mit der Zeitbudgetierung planen. Sie können sich Zeitscheiben für Ihre verschiedenen Kontexte definieren und diese auf konkrete Tage im Kalender verteilen. Somit vergeben Sie Ihre Timeslots bewusst und können neben Ihren beruflichen Kontexten auch Zeit für Privates einplanen. Damit steuern Sie Ihre Work-Life-Balance aktiv.

Ihre Termine und Aufgaben können Sie leicht managen. Durch Timeslots gleichen Sie im Kalender Ihre ursprüngliche Planung mit der operativen Umsetzung ab. Ungeplante Aktivitäten können Sie damit leichter reduzieren. Ihre täglichen Aktivitäten können Sie zu Zielen und Kontexten zuordnen.

Konzepte

Was ist ein Kontext

Ein Kontext ist ein Themengebiet. Kontexte dienen zur logischen Gliederung und Zusammenfassung von Zielen, Aktivitäten und Projekten zu Gruppen. Kontexte haben keine hierarchische Ordnung. Sie erleichtern die Organisation und Strukturierung der Zeit und geben Überblick.

Beispiele:

  • Kunde A
  • Kunde B
  • Projekt A
  • Akquise
  • Administration
  • Weiterbildung

So können Kontexte über Zeitbudgets zeitlich gewichtet werden und die nächsten Wochen damit vorstrukturiert werden. Als Planungsinstanz helfen sie tägliche Aktivitäten mit mittel- und langfristiger Planung in Einklang zu bringen.

Was ist ein Timeslot

Durch die Zeitbudgetierung können Sie Zeitscheiben für verschiedene Kontexte (Themengebiete) vergeben. Damit planen Sie Ihre Aktivitäten grob. Timeslots sind das Ergebnis dieser Planung und werden in der Kalender-Ansicht angezeigt.

Timeslots belegen Ihre Wochentage im Kalender vor. Dies fördert zielgerichtetes Arbeiten. Anhand der Timeslots sehen Sie, ob Ihre Planung mit den täglichen Aktivitäten übereinstimmt.

Was ist der Unterschied zwischen Zeitbudgetierung und Scheduled

Zeitbudget

Mit der Budgetierung planen Sie Ihre Zeit grob. Unter Budget können Sie für Ihre Kontexte Zeitbudgets vergeben. Sie können Ihr Zeitbudget mit Anfangs- und Enddatum hinterlegen. Das Zeitbudget kann auf Wochen- oder Monatsbasis angegeben werden. So können Sie festlegen, wie viele Stunden pro Woche oder Monat Sie einem Thema widmen möchten.

Vorbelegt

Vorbelegt ist eine detailliertere Planung. Die verschiedenen Kontexte können Sie über die Woche verteilen. Sie sehen Ihre Arbeitsauslastung für die einzelnen Tage. Zusätzlich erkennen Sie welche Aktivitäten Sie sich vorgenommen haben.

Was ist die grafische Ansicht für Zeitbudgetierung / Scheduled

Der Soll-Ist-Abgleich verbindet die ursprüngliche Grobplanung (Zeitbudgetierung) mit der Feinplanung der Woche (Scheduled).

Hier sehen Sie wie Ihre zeitliche Gewichtung der Zeitbudgets (Grobplanung) mit der detaillierten Zuordnung der Zeitbudgets, auf bestimmte Tage und Stunden (Feinplanung), übereinstimmt.

Wenn die Balken in Budget und Scheduled in einer Woche gleich hoch sind, zeigt es Ihnen, dass Sie mit Ihrer Planung konsistent sind.

Änderungen können Sie in der Ansicht Scheduled vornehmen.

Was sind die Aktivitäten-Typen

Es gibt 3 verschiedenen Typen von Aktivitäten:

  • Meetings: Besprechungen
  • Aufgaben: To do’s
  • Anrufe: Telefonanrufe an die Sie erinnert werden möchten

Was ist Meine Aktionen

In Meine Aktionen werden alle Aktivitäten angezeigt. Sie können die Anzeige durch die Auswahl des Aktivität-Typs, die Zeitspanne, den Kontext, den Status und die Priorität ändern. Durch die Auswahlmöglichkeiten, können Sie sich genau die Aktivitäten anzeigen lassen, die Sie im Moment interessieren.

Was ist die Präsenz

Unter Präsenz können Sie Ihren Aufenthaltsort wie beispielsweise Büro, Kunde oder Unterwegs eingeben. Sie können dabei zwischen einer öffentlichen Anzeige und einer Privaten unterscheiden.

Wenn Sie alle Wochentage anklicken, wird die Präsenz für alle Wochentage gesetzt. Wenn Sie alle Wochenenden anklicken, wird die Präsenz für alle Wochenenden gesetzt. Für Ausnahmen, klicken Sie einfach auf den Tag an dem Sie eine andere Präsenz eingeben möchten.

Was sind Ziele/Projekte

Mit DAISHO können Sie Ihre Ziele/Projekte planen, strukturieren und verfolgen. Setzen Sie sich messbare Ziele.

Sie können Ihre Ziele/Projekte zu Themengebieten (Kontexten) zuordnen. Die Zuordnung Ihrer Ziele/Projekte zu Kontexte, verbessert Ihre Strukturierung und Organisation. Sie können Ihre Hauptziele in Unterziele unterteilen, denn kleine Schritte erleichtern Ihnen die Zielerreichung. Dies gilt ebenfalls für Projekte, die in Unterprojekte aufteilbar sind.

Aufgaben

Wie erstelle ich Ziele/ Wie lege ich Projekte an

Hauptziel/Hauptprojekte erstellen

  1. Klicken Sie auf den roten Plus-Button Ziele/Projekte hinzufügen oder klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Ziele/Projekte hinzufügen aus.
  2. Ein Dialogfenster öffnet sich. Dort können Sie unter Beschreibung Ihr Ziel/Projekt eingeben.
  3. Unter Messwert geben Sie die Messgröße für Ihre Zielerreichung/Projekterreichung ein. Wenn Ihr Ziel beispielsweise 5 neue Kunden akquirieren ist, könnte Ihr Messwert unterzeichneter Vertrag sein.
  4. Wählen Sie dann ein Fälligkeitsdatum und die Priorität aus.
  5. Anschließend tragen Sie den Kontext für Ihr Ziel/Projekt ein.
  6. Klicken Sie auf OK um den Eintrag zu speichern.

Unterziele/Unterprojekte erstellen

  1. Um ein neues Unterziel/Unterprojekt anzulegen, klicken Sie einfach auf das dazugehörige Hauptziel/Hauptprojekt.
  2. Jetzt können Sie entweder das Meilenstein-Symbol Meilenstein/Unterziel bzw. Meilenstein/Unterprojekt hinzufügen oben im Feld anklicken oder Sie klicken die rechten Maustaste und wählen dann Meilenstein/Unterziel bzw. Meilenstein/Unterprojekt hinzufügen aus. Im Dialogfenster sehen Sie nun das ausgewählte Hauptziel/Hauptprojekt angezeigt. 
  3. Geben Sie unter Beschreibung Ihr Unterziel/Unterprojekt ein.
  4. Unter Messwert geben Sie die Messgröße für Ihre Ziel-/Projekterreichung ein.
  5. Wählen Sie dann ein Fällig keitsdatum und die Priorität aus.
  6. Anschließend tragen Sie den Kontext für Ihr Ziel ein.
  7. Klicken Sie auf OK um den Eintrag zu speichern.

Wie erstelle ich Kontexte

  1. Wechseln Sie auf die Ansicht Ziele oder Planung.
  2. Klicken Sie in der linken Rubrik auf Neu.
  3. Ein Dialogfenster öffnet sich. Geben Sie einen Kontext Namen ein.
  4. Klicken Sie auf Farbe und wählen eine Farbe für Ihren Kontext aus.
  5. Klicken Sie dann auf Speichern, um den neuen Kontext anzulegen.

Wie erstelle ich Zeitbudgets

Zeitbudgets sind mit Kontexten eng verbunden. Mit Zeitbudgets können Sie sich Zeitscheiben für Ihre Kontexte setzen. Damit planen Sie mittelfristig.

  1. Sie sind in der Ansicht Planung.
  2. Klicken Sie auf den Kontext in der linken Spalte, für den Sie ein Zeitbudget anlegen möchten.
  3. Klicken Sie dann auf den Reiter Zeitbudget.
  4. Mit dem Neu Button können Sie ein neues Zeitbudget anlegen.
  5. Setzen Sie ein Anfangs- und Enddatum für Ihr Budget.
  6. Geben Sie die Höhe der Stunden für Ihr Budget (Budget (Stunden)) ein. Sie können dabei zwischen wöchentlich und monatlich wählen.

Wie schedule ich

  1. Sie sind in der Ansicht Planung.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Scheduled.
  3. Wählen Sie einen Tag aus für den Sie einen Timeslot erstellen möchten. Klicken Sie die linke Maustaste und ziehen gleichzeitig den Timeslot. Sie können ihn so lange erstellen wie Sie möchten.
  4. Mit einem Klick auf die rechte Maustaste, können Sie den Kontext für den Timeslot ändern. Sie sehen alle bereits angelegten Kontexte.

Damit können Sie leicht Ihre Zeit für einzelne Kontexte über die Woche verteilen.

Der Timeslot wird auch in der Kalender-Ansicht angezeigt. Sie können Ihn dort auch bearbeiten.

Wie erstelle ich Timeslots

Für die Erstellung der Timeslots gibt es zwei Wege.

Sie sind in Kalender-Ansicht Woche

  1. Wählen Sie einen Tag aus, für den Sie einen Timeslot erstellen möchten.
  2. Klicken Sie in den Balken links neben dem einzelnen Tag. Ziehen Sie mit der linken Maustaste den Timeslot für die gewünschte Zeit und Dauer. Lassen Sie danach die linke Maustaste los.
  3. Klicken Sie auf die rechte Maustaste um den Kontext für den Timeslot auszuwählen.

Sie sind in der Ansicht Planung

  1. Klicken Sie auf den Reiter Scheduled.
  2. Wählen Sie einen Tag aus, für den Sie einen Timeslot erstellen möchten. Klicken Sie die linke Maustaste und ziehen gleichzeitig den Timeslot. Sie können ihn so lange erstellen wie Sie möchten.
  3. Mit einem Klick auf die rechte Maustaste, können Sie den Kontext für den Timeslot ändern. Sie sehen alle bereits angelegten Kontexte.

Wie erstelle ich Aktivitäten

Mit DAISHO können Sie vier Arten von Aktivitäten erstellen: Meetings, Aufgaben, Anrufe und ganztägige Ereignisse.

Wie lege ich ein neues Meeting an

Sie können auf zwei Wegen ein Meeting planen:

Klicken Sie in der Menüleiste auf Kalender und wählen Neues Meeting aus.

Oder wechseln Sie zur Kalender-Ansicht und klicken mit der rechten Maustaste in den Kalender. Wählen Sie aus dem Dialogfeld Neues Meeting aus.

Wie lege ich ein neues Meeting an

  1. Tragen Sie den Betreff ein.
  2. Geben Sie Datum und Zeit ein.
  3. Zur Erinnerung können Sie eine Zeit für die Erinnerung eingeben. Zur ausgewählten Zeit ertönt ein Ton und eine Nachricht, oder wenn Sie ohne Ton angeklickt haben, erscheint nur eine Nachricht.
  4. Unter Fällig können Sie ein Datum und eine Zeit eingeben zu der Sie vorab erinnert werden möchten. Diese Funktion ist z.B. sinnvoll wenn Sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt mit Vorbereitungen fertig werden möchten.
Reiter Allgemein
  1. Ordnen Sie dem Meeting einen Kontext und ein Ziel zu.
  2. Unter Präsenz können Sie Ihren Aufenthaltsort auswählen.
  3. Unter Ort können Sie Ihren Aufenthaltsort präzisieren.
Reiter Erweitert
  1. Hier können Sie speziell Ihre Reisezeit vor und nach einem Meeting eintragen.
  2. Im Kalender wird die Reisezeit extra geblockt.
Reiter Wiederkehrend
  1. Klicken Sie das Feld Wiederholen an.
  2. Wählen Sie Zeit, Tage und Dauer für die Serie aus. Sie können dabei zwischen täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich wählen.
Reiter Kontakte
  1. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Ein Dialogfenster öffnet sich.
  3. Wählen Sie die Kontakte aus, mit denen der Termin stattfinden soll, indem Sie auf den Kontakt klicken und holen Sie den Kontakt mit Klick auf den blauen Pfeil in das andere Feld rüber.
  4. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.